แต่สำนักงาน FOIA ในหน่วยงานอื่นๆ ส่วนใหญ่โชคไม่ดีนัก บันทึกถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บในลักษณะที่บางครั้งทำให้ยากและไม่มีประสิทธิภาพสำหรับมืออาชีพของ FOIA ใน A) ค้นหาบันทึกเหล่านั้นเพื่อตอบสนองคำขอ FOIA และ B) เผยแพร่บันทึกเหล่านั้นแก่ผู้ร้องขอ FOIA เราไม่สามารถเน้นเรื่องนี้ได้มากพอ การจัดการบันทึกมีความสำคัญต่อกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ” Semo กล่าว “ไม่มีการจัดการบันทึกไม่มีการเข้าถึง”
เพื่อก้าวไปข้างหน้าความท้าทายนี้ เธอกล่าวว่าหน่วยงานต่างๆ
ควรมองภาพรวมของการจัดการบันทึก
สมัครรับจดหมายข่าวรายวันของเรา เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวของรัฐบาลกลาง
Semo กล่าวว่า “การใช้เวลาพิจารณาว่าบันทึกจะเผยแพร่ได้อย่างไรในช่วงเริ่มต้นของวงจรข้อมูล จะช่วยประหยัดทรัพยากรที่ขาดแคลนของเอเจนซีในภายหลังในกระบวนการเผยแพร่ FOIA”
‘ไม่มีวิธีแก้ปัญหาขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน’แต่เอเจนซีต้องเผชิญกับบันทึกประเภทต่างๆ มากมายที่พวกเขาจำเป็นต้องรักษาไว้ Semo กล่าวว่าหน่วยงานต่าง ๆ จัดการกับเรื่องนี้ด้วยวิธีที่ต่างกัน
“เราทราบดีว่าไม่มีโซลูชันใดที่เหมาะกับทุกขนาดสำหรับการจัดการโปรแกรม FOIA” เธอกล่าว “หน่วยงานต้องตั้งค่ากระบวนการของตนเพื่อพิจารณาปัจจัยต่างๆ รวมถึงความละเอียดอ่อนของบันทึกและโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของหน่วยงาน สิ่งที่ได้ผลดีที่สำนักการคุ้มครองทางการเงินของผู้บริโภค … หน่วยงานใหม่ที่มีบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนใหญ่ อาจใช้ไม่ได้กับ US Postal Service ซึ่งเป็นหน่วยงานที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับการแลกเปลี่ยนกระดาษระหว่างผู้คน”เมื่อเดือนที่แล้ว คณะกรรมการที่ปรึกษา FOIA ของรัฐบาลได้เปิดภาคเรียนที่สาม ในการประชุม กลุ่มได้จัดตั้งคณะอนุกรรมการสามชุด: ชุดหนึ่งมุ่งเน้นไปที่การจัดการบันทึก ชุดหนึ่งมุ่งเน้นไปที่วิสัยทัศน์และอนาคตของ FOIA และอีกชุดหนึ่งเพื่อจัดการกับปริมาณคำขอ FOIA ที่เพิ่มขึ้น ซึ่งเพิ่มระยะเวลาให้หน่วยงานตอบสนองต่อคำขอเหล่านั้นสำนักงานบริหารงานบุคคลต้องการให้หน่วยงานพลเรือนมีความยืดหยุ่นมากกว่าที่เคยต่อรองกันเล็กน้อยในการให้สิทธิ์จ้างโดยตรง
ตามกฎที่เสนอใหม่ ซึ่ง OPM ออกเมื่อวันจันทร์
หัวหน้าหน่วยงานจะมีอำนาจในเร็วๆ นี้ ไม่เพียงแต่กำหนดว่าองค์กรของตนต้องการอำนาจจ้างตรงเพื่อเติมเต็มตำแหน่งไอทีบางตำแหน่ง แต่ยังให้อำนาจนั้นด้วยตนเอง
ปัจจุบัน กระบวนการว่าจ้างโดยตรงเริ่มต้นด้วย OPM ซึ่งก่อนอื่นต้องพิจารณาว่าหน่วยงานหนึ่งแห่งหรือมากกว่านั้นมีความต้องการจ้างงานที่สำคัญหรือไม่ จากนั้นจึงมอบอำนาจจ้างโดยตรงหากได้รับอนุมัติ
กฎที่เสนอมานี้เป็นการตอบสนองต่อคำสั่งฝ่ายบริหารที่ประธานาธิบดีโดนัลด์ ทรัมป์ลงนามในเดือนพฤษภาคม EO ให้อำนาจหัวหน้าเจ้าหน้าที่สารสนเทศส่วนใหญ่ในการรายงานโดยตรงต่อหัวหน้าหน่วยงานของตน นอกจากนี้ยังให้อำนาจในการว่าจ้าง CIO โดยตรงเพื่อเติมเต็มช่องว่างทักษะที่สำคัญ และสั่งให้ OPM ออกกฎระเบียบที่อธิบายรายละเอียดต่างๆ
ข้อมูลการแลกเปลี่ยนอุตสาหกรรมของ Federal News Network: คุณใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างเต็มที่เพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงานของคุณหรือไม่? เข้าร่วมกับเราในวันที่ 8 พฤษภาคมเพื่อค้นพบเทคนิคและเทคโนโลยีล่าสุดที่จะช่วยให้ทำเช่นนั้นได้
เดิมที EO ตั้งใจเพียงให้หัวหน้าหน่วยงานสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการอำนาจจ้างโดยตรงหรือไม่ OPM จะยังคงให้อำนาจต่อไปตามการตัดสินใจของหน่วยงานและหลักฐานสนับสนุน
แต่กฎระเบียบของ OPM ก้าวไปอีกขั้นและช่วยให้หน่วยงานต่างๆ สามารถตัดสินใจและออกคำสั่งจ้างโดยตรงได้ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม OPM จะยังคงดูแลกระบวนการนี้ต่อไป
“หลังจากมีการพิจารณาแล้ว หน่วยงานที่ตัดสินใจจะต้องให้คำตัดสินและคำอธิบายของหลักฐานสนับสนุนแก่ OPM” ข้อบังคับอ่าน “OPM อาจร้องขอการเข้าถึงเอกสารอ้างอิงได้ตลอดเวลา และอาจต้องดำเนินการแก้ไข”
